बैठक में समारोह की रूपरेखा, अतिथियों के स्वागत, छात्र-छात्राओं की सहभागिता, सुरक्षा व्यवस्था, मंच संचालन एवं अन्य आवश्यक व्यवस्थाओं पर विस्तार से चर्चा की गई। विधायक प्रतिनिधि ने सभी सदस्यों से आपसी समन्वय के साथ कार्य करते हुए कार्यक्रम को भव्य और यादगार बनाने का आह्वान किया।
बैठक में कोढ़ा मंडल महामंत्री, डिग्री कॉलेज के प्राचार्य एवं सह प्राचार्य, शिक्षा विभाग कटिहार के डीपीओ, उच्च विद्यालय के प्रधानाध्यापक, अल्पसंख्यक मोर्चा मंडल अध्यक्ष, सभी शिक्षक-शिक्षिकाएं तथा अन्य कर्मी उपस्थित रहे। अंत में विधायक प्रतिनिधि रमण झा ने सभी सदस्यों का आभार व्यक्त करते हुए समारोह को सफल बनाने के लिए सामूहिक सहयोग की अपील की।
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